Thank you for trying AMP!

We have no ad to show to you!

絕不新增資料夾:超速電腦整理法

Share

文/井之上陽一 圖/Shutterstock

我想不管哪一本書,都會談到「整理」對於時間管理的重要性,然而內容往往偏重於外觀上的整理,也就是「整理桌面」、「整理工作資料夾」及「丟棄文件」等,然而事實上,整理電腦中的資料也不可或缺。

現在很多工作都以電腦為中心,如果沒辦法馬上找到目標資料夾,不僅時間會白白流逝,也會累積更多壓力。所以,請在平時就做好以下三件事:

①不在桌面上放置資料夾

在電腦桌面上放置資料夾,會有以下幾個缺點:

.外觀不整潔。

.資料夾名稱容易被其他人看見。

.容易分心(因為畫面不清爽,導致分散注意力)。

.點選放在桌面的資料夾,會導致效率低落。

另外,據說也會使得電腦處理速度變慢。

基於以上原因,請把資料夾放在固定的位置。無論是製作「資料」或是「文件」資料夾都可以,像我就是在「Dropbox」這個資料夾中,收納所有的資料。

②用單純的名稱為檔案命名

請用簡單易懂的名稱為檔案命名。只要有「客戶名稱 工作種類」即可。例如「A公司 報告」、「B公司 業務報告書 二○一六年」像這樣簡單又容易判別的檔案名稱。

是否標註日期,其實不需要太過在意。Windows可以用檔案總管、Mac可以用Finder變更排列方式,很容易就能知道製作與變更的日期。這並非懶惰,只是選擇有必要時再加上日期的方式。

我建議用「搜尋」的方式開啟檔案。養成用「搜尋」開檔案的習慣,就會確實幫檔案命名。畢竟如果隨便命名,「搜尋」時就找不到檔案了。

③不設兩層以上的資料夾

整理電腦時,最沒效率的就是開啟資料夾。你是否曾經點選好幾次資料夾,都沒找到自己想要的檔案呢?資料夾分層如果分得太細,反而會使效率變差。請把資料夾維持在最低限度的數量。

我原則上不會設超過兩層以上的資料夾。資料夾中只有放置檔案的「Dropbox」資料夾,以及「Inbox」暫用資料夾兩種。檔案全都放在「Dropbox」資料夾裡。如此一來,找檔案很輕鬆,只要依照日期順序排列,就可以馬上找到今天使用的檔案。

想要盡量減少資料夾的人,可以先另外開一個放檔案的資料夾,然後每次都把用過的檔案丟進去;而放在其他資料夾裡的舊檔案,先照原樣放著就好。

只要把用過的檔案照這種方式整理,資料夾就會慢慢統一。把資料夾整理好,工作時會比你想像得更有效率。請務必嘗試看看。

當天製作的新檔案、下載的資料、電子郵件裡的附件,則放在「Inbox」(我自行設定了「Inbox」這個名字)。

我的習慣是先將檔案暫存到「Inbox」裡,隔天早上再整理。在刪除不需要的檔案,並將必要檔案確實命名後,移到「Dropbox」資料夾中。

每次都幫檔案命名很麻煩,而且在工作當下整理,往往做得不徹底。因此先暫存到「Inbox」資料夾中,隔天早上用清醒的頭腦確實分類,無論是整理資料或想法,都會有很大的幫助。

point.逐漸減少資料夾數量。

先在專用資料夾中暫存新檔案(包含收到的檔案),隔天早上再整理。

本文出自《每天準時下班也能不斷加薪的時間管理術》寶鼎出版

看更多請到博客來】

Advertisement
寶鼎出版
Advertisement

This website uses cookies.

Read More