圖／Shutterstock 文／ 壺阪龍哉
再懶惰的人，都可以簡單做好整理（丟東西）；但是，要「持續保持」整理過後的舒暢狀態，似乎就不簡單了。
你的辦公桌周遭，或許稍一疏忽，就會在「頃刻之間」又回到「凌亂狀態」。為了避免這種狀況發生，請養成每天下班前5分鐘，檢查完桌子周遭再離開的習慣。
該檢查的項目，只有下列2項：
● 桌上是否有沒收起來的文件、文具？
● 抽屜裡的檔案夾、資料夾，是否可以順利拿出來？
我們每天都會刷牙、洗臉，不會感覺有任何壓力；所以只要養成習慣，做這2個動作，也不會有任何壓力。請把下班前5分鐘，訂為檢查、整理、整頓辦公環境的時間。只要連續做十天，不檢查的那一天，你反而會覺得不舒服。
人腦本質上是懶惰的。人腦和電腦不一樣，人腦有自由意志，而且有不想遵守規則、承諾的傾向；也就是說，人腦會拚命找一大堆「因為忙碌」、「不做也沒關係」等藉口，阻止自己去做對的事情。
因此，每天撥出短短5分鐘持續習慣，是非常重要的。之後，就可以藉由持續，把這2件事培養成像刷牙、洗臉一般的日常基本動作。只要把這2件事養成「持續的習慣」，許多好處就會隨之而來—
● 可以省下浪費的時間和工夫。
● 可以有閒情逸致接受新事物。
● 可以減少壓力，讓頭腦清楚。
總而言之，這對防止辦公桌面呈現亂七八糟的慘狀，以及避免浪費時間做白工，都有很大的助益。
因此，為了讓自己工作更有效率，請貫徹以下三個「不」：
① 「不」做無謂的努力
製作資料時，有人因為喜歡用電腦設計美化，而將時間精力浪費在不必要
的事物上。為不必要的事物耗費心力，其實只是自我滿足。為了把精神集中在最
重要的事物上，請省下這些無謂的時間。
② 「不」胡亂接受
不胡亂接受蜂擁而至的訊息，是非常重要的；所以，請先自行決定好「關鍵字」，然後養成自動捨棄和關鍵字無關訊息的習慣；也就是說，你要以「關鍵字」為濾網，過濾不必要的訊息，只接受對自己工作有助益的資訊（第三章會說明，如何以關鍵字為濾網過濾資訊）。
③ 「不」隨便列印
不要隨便複印或隨便按一個鍵，就將資料列印出來。請養成審慎判斷是否真的需要列印的習慣。
下定決心：今天要準時下班
零加班絕對是理所當然的，所以我們必須重新認識時間的運用法。
加班為常態的單位，員工抓不到工作的竅門，也不會思考如何在短時間內處理好工作。即使主管再三催促「準時下班」，沒完成的工作還是堆積如山。
你做的事情對公司而言，真的都是必要的嗎？
假設公司願意讓你準時下班，你真的還需要花這麼多時間嗎？
反過來說，不想加班，首先就是要對自己有信心，並下定決心：「今天要準時回家！」
這麼一來，你就會認真思考該如何在幾點之前完成工作，或者該優先處理什麼工作。
現在，你所度過的每一分每一秒，都不會因為你的殷殷盼望而重來。
換句話說，對你而言，時間是最珍貴的資產。
但是，為什麼我們就是會無端浪費時間、虛度寶貴光陰？
解決方法是：自己掌握時間的運用方式
第一步，就是捨棄「朝九晚五是工作時間、其他是通勤和個人時間」的呆板想法。
最近，為了保持生活和工作的平衡，有些公司開始實施彈性上班制，有些人選擇在家工作。也就是說，時間的使用方式、工作的進展方式，都有了更多的選擇。
第二步，在你所擁有的時間當中，把工作分成「例行」和「雜用」兩大類，然後每項工作各給15分鐘──將一個小時分割成4個區塊的設計，工作效率最為明顯。
在那麼多的工作當中，你應該分配最多的時間，給具有高附加價值和有成就感的工作。因此，第三步就是設計「安靜時刻」（Quiet Time）。由個人開始做起，然後再以部門為單位，共同努力。
在這個時段，請建立以下規則：
● 要下定決心，絕不接電話、打電話。
● 辦公室裡不互相談話（只要把同事想成是搭火車時，坐在自己隔壁的陌生人就可以了）。
● 如果主管找你，你就回答：「請等我10分鐘。」
不過，人類可以集中精神、火力全開的限度，是60分鐘，所以最好集中火力工作60分鐘後，就休息10分鐘。
用零碎時間終結零碎工作
有不少人都會因為瑣事太多，無法擁有「完整的時段」而煩惱。
但是時間就跟金錢一樣，只要安排得宜，就能得心應手。
我們常說世上最公平的事情，就是每個人每天所擁有的時間，都是24個小時。但「如何使用」這珍貴的資產，會決定每個人工作成果的不同。
因此，在一天之中，「珍惜時間」是非常重要的。
能否把「浪費的時間」變成「寶貴的時間」？只要願意花費心思，人人都可以做得到。
你也做得到！請一邊看著你的手帳，一邊回顧自己的這一天。工作和工作之間，一定有喘口氣的空檔時間吧？這就是我們所說的「零碎時間」。例如製作某個案件的資料，和討論另一個案件之間所產生的時間、會議開始前的時間、外出時的移動時間、和別人碰頭時的等待時間……只要有心，一定可以找到一大堆「零碎時間」。
而且，只要花點工夫，就可以有效利用「零碎時間」。例如約人碰面時，不要約在車站的剪票口。如果指定咖啡廳、書店作為碰面地點，就可以把等待的時間，變成增長智慧的時間。
不要說30分鐘，就算只有5分鐘，還是有許多可以做的事情。
安排行程、打電話預約、回覆電子郵件、回覆傳真、整理資料、準備資料、向主管做簡單的報告、讀取資料、打草稿……。只要充分利用「零碎時間」，就可以輕鬆終結「零碎工作」。
包括每天的通勤時間在內，不論多麼忙的人，應該都還是有相當可觀的「零碎時間」。
據說日本上班族的通勤時間，往返一趟是2個小時，等於是上班時間的1/4到1/5。如果能充分利用這2個小時，對工作一定有非常大的助益。
你可以用這2個小時看資料、讀報章雜誌、讀英文、準備證照考試等。許多搭高鐵出差的人也都會這麼做。因為到達目的地之前，什麼事也不能做，所以更可以專注在某一項工作上；而且因為不是在辦公室，思考時會更輕鬆，創意會更靈活。
總之，只要多花點心思，你也可以更上層樓，好好利用零碎時間，就能找出時間集中火力、專心工作。
本文出自《成功人士這樣整理辦公桌》大是文化出版
