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淘好運

我要準時下班!下班前5分鐘做這2件事,工作好運自然跟著來

圖/Shutterstock 文/ 壺阪龍哉 

 

 

 

再懶惰的人,都可以簡單做好整理(丟東西);但是,要「持續保持」整理過後的舒暢狀態,似乎就不簡單了。

你的辦公桌周遭,或許稍一疏忽,就會在「頃刻之間」又回到「凌亂狀態」。為了避免這種狀況發生,請養成每天下班前5分鐘,檢查完桌子周遭再離開的習慣。

該檢查的項目,只有下列2項:

 

桌上是否有沒收起來的文件、文具?

抽屜裡的檔案夾、資料夾,是否可以順利拿出來?

 

我們每天都會刷牙、洗臉,不會感覺有任何壓力;所以只要養成習慣,做這2個動作,也不會有任何壓力。請把下班前5分鐘,訂為檢查、整理、整頓辦公環境的時間。只要連續做十天,不檢查的那一天,你反而會覺得不舒服。

 

人腦本質上是懶惰的。人腦和電腦不一樣,人腦有自由意志,而且有不想遵守規則、承諾的傾向;也就是說,人腦會拚命找一大堆「因為忙碌」、「不做也沒關係」等藉口,阻止自己去做對的事情。

 

因此,每天撥出短短5分鐘持續習慣,是非常重要的。之後,就可以藉由持續,把這2件事培養成像刷牙、洗臉一般的日常基本動作。只要把這2件事養成「持續的習慣」,許多好處就會隨之而來—

 

● 可以省下浪費的時間和工夫。

● 可以有閒情逸致接受新事物。

● 可以減少壓力,讓頭腦清楚。

 

總而言之,這對防止辦公桌面呈現亂七八糟的慘狀,以及避免浪費時間做白工,都有很大的助益。

 

因此,為了讓自己工作更有效率,請貫徹以下三個「不」:

 

①  「不」做無謂的努力

製作資料時,有人因為喜歡用電腦設計美化,而將時間精力浪費在不必要

的事物上。為不必要的事物耗費心力,其實只是自我滿足。為了把精神集中在最

重要的事物上,請省下這些無謂的時間。

 

②  「不」胡亂接受

不胡亂接受蜂擁而至的訊息,是非常重要的;所以,請先自行決定好「關鍵字」,然後養成自動捨棄和關鍵字無關訊息的習慣;也就是說,你要以「關鍵字」為濾網,過濾不必要的訊息,只接受對自己工作有助益的資訊(第三章會說明,如何以關鍵字為濾網過濾資訊)。

 

③  「不」隨便列印

不要隨便複印或隨便按一個鍵,就將資料列印出來。請養成審慎判斷是否真的需要列印的習慣。

 

 

 

下定決心:今天要準時下班

 

零加班絕對是理所當然的,所以我們必須重新認識時間的運用法。

 

加班為常態的單位,員工抓不到工作的竅門,也不會思考如何在短時間內處理好工作。即使主管再三催促「準時下班」,沒完成的工作還是堆積如山。

 

你做的事情對公司而言,真的都是必要的嗎?

假設公司願意讓你準時下班,你真的還需要花這麼多時間嗎?

 

反過來說,不想加班,首先就是要對自己有信心,並下定決心:「今天要準時回家!」

 

這麼一來,你就會認真思考該如何在幾點之前完成工作,或者該優先處理什麼工作。

 

現在,你所度過的每一分每一秒,都不會因為你的殷殷盼望而重來。

換句話說,對你而言,時間是最珍貴的資產。

但是,為什麼我們就是會無端浪費時間、虛度寶貴光陰?

 

解決方法是:自己掌握時間的運用方式

 

第一步,就是捨棄「朝九晚五是工作時間、其他是通勤和個人時間」的呆板想法。

最近,為了保持生活和工作的平衡,有些公司開始實施彈性上班制,有些人選擇在家工作。也就是說,時間的使用方式、工作的進展方式,都有了更多的選擇。

 

第二步,在你所擁有的時間當中,把工作分成「例行」和「雜用」兩大類,然後每項工作各給15分鐘──將一個小時分割成4個區塊的設計,工作效率最為明顯。

 

在那麼多的工作當中,你應該分配最多的時間,給具有高附加價值和有成就感的工作。因此,第三步就是設計「安靜時刻」(Quiet Time)。由個人開始做起,然後再以部門為單位,共同努力。

 

在這個時段,請建立以下規則:

 

● 要下定決心,絕不接電話、打電話。

● 辦公室裡不互相談話(只要把同事想成是搭火車時,坐在自己隔壁的陌生人就可以了)。

● 如果主管找你,你就回答:「請等我10分鐘。」

不過,人類可以集中精神、火力全開的限度,是60分鐘,所以最好集中火力工作60分鐘後,就休息10分鐘。

 

 

 

用零碎時間終結零碎工作

 

有不少人都會因為瑣事太多,無法擁有「完整的時段」而煩惱。

但是時間就跟金錢一樣,只要安排得宜,就能得心應手。

 

我們常說世上最公平的事情,就是每個人每天所擁有的時間,都是24個小時。但「如何使用」這珍貴的資產,會決定每個人工作成果的不同。

 

因此,在一天之中,「珍惜時間」是非常重要的。

能否把「浪費的時間」變成「寶貴的時間」?只要願意花費心思,人人都可以做得到。

 

你也做得到!請一邊看著你的手帳,一邊回顧自己的這一天。工作和工作之間,一定有喘口氣的空檔時間吧?這就是我們所說的「零碎時間」。例如製作某個案件的資料,和討論另一個案件之間所產生的時間、會議開始前的時間、外出時的移動時間、和別人碰頭時的等待時間……只要有心,一定可以找到一大堆「零碎時間」。

 

而且,只要花點工夫,就可以有效利用「零碎時間」。例如約人碰面時,不要約在車站的剪票口。如果指定咖啡廳、書店作為碰面地點,就可以把等待的時間,變成增長智慧的時間。

 

不要說30分鐘,就算只有5分鐘,還是有許多可以做的事情。

 

安排行程、打電話預約、回覆電子郵件、回覆傳真、整理資料、準備資料、向主管做簡單的報告、讀取資料、打草稿……。只要充分利用「零碎時間」,就可以輕鬆終結「零碎工作」。

 

包括每天的通勤時間在內,不論多麼忙的人,應該都還是有相當可觀的「零碎時間」。

 

據說日本上班族的通勤時間,往返一趟是2個小時,等於是上班時間的1/4到1/5。如果能充分利用這2個小時,對工作一定有非常大的助益。

 

你可以用這2個小時看資料、讀報章雜誌、讀英文、準備證照考試等。許多搭高鐵出差的人也都會這麼做。因為到達目的地之前,什麼事也不能做,所以更可以專注在某一項工作上;而且因為不是在辦公室,思考時會更輕鬆,創意會更靈活。

 

總之,只要多花點心思,你也可以更上層樓,好好利用零碎時間,就能找出時間集中火力、專心工作。

 

本文出自《成功人士這樣整理辦公桌》大是文化出版

 

  

 

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