俗話說：「一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰。」這句話說明了時間的重要性。時間如流水，一去不復返。我們不光要訂定務實的計畫，付諸實際行動，還要利用自己可支配的時間，因為最後的行動成果都可見「單位時間」的運用效率。不會管理時間，什麼也「做不到」。
我不管走到哪，都會聽到很多人說自己「很忙」。「我很忙」這個詞在很多年前，儼然成為成功人士的標誌，更成為現代人的口頭禪。現在，人們工作和生活的節奏非常快，時間明顯不夠用，不管多麼努力，總感覺要處理的事情太多了，根本沒時間完成。於是，人們迷戀這種「很忙」的狀態，一旦覺得自己不忙，就好像被主流社會拋棄了。
誠如我有位客戶所說：「不知道從什麼時候開始，我怕自己閒下來。一閒下來，就會感到恐慌，彷彿有什麼該做的事沒去做，或是被這個喧鬧的世界給遺忘了。於是，我拚命加班找事做，以證明自己和別人一樣活得很精彩。」
在我看來，有這種「很忙」的感覺恰巧證明他不善於管理時間，是人生失敗的特徵之一。特別是現在很多年輕人普遍沒有時間觀念，因為剛步入社會，或剛進新公司，還在適應期，沒有調整計畫，也沒有一套屬於自己的時間管理辦法，就只好用「我很忙」來自我安慰。
我們現在的人際交流和獲取訊息的管道非常多，但是利用時間的效率卻相對低。史密斯形容說：「對現在的人們來說，即便是安心的把一件最簡單的事情做好，也是一件困難的事情。人們隨時會被身邊的訊息打斷，手機響了，郵件來了……許多意外因素分散了我們的注意力，將處理任何一件普通小事的時間都拉得很長。」你也會因此感到很無奈，不是嗎？現在問題的重點已經不是工作量的大小，而是時間的分配。我們無法懂得有效率的利用時間，就像所有精力都被時間預先支取了一樣。
在工作或學習的過程中，往往一開始，我們有些好的體驗，所以效率非常高；精力集中，興致頗高，而且鬥志高昂；對時間有強烈的急迫感，對方向有清晰的定位。但是時間越久，隨著內心乏味與精力鬆懈，你可能開始走神，興趣下降，工作效率也越來越低。
一位學員曾經說：「接受任務的前期就像初戀，但慢慢的我便進入了『七年之癢』。時間真是殺手，它殺死我對一切有意義事物的興趣。」
該如何提高工作效率，讓自己更能集中精神工作呢？這是人們非常關注的一個問題。換句話說：「如何讓時間在我們的行動力中扮演積極的角色？」在我看來，最簡單易行的時間管理方法，就是「切分時間」，像流水線一樣進行管理。例如運用番茄時間管理法，從微觀角度分配和管理時間，發揮每個時間單元的效率，提升行動效能。
我們把一顆番茄視為一個工作週期，以每二十五分鐘為一個單位，稱之為一個「番茄時間」。在這段時間內，我們要一直處在工作狀態中不能間斷。當二十五分鐘結束時，讓自己休息幾分鐘，再進入新的「番茄時間」。依此循環，直到完成計畫內的工作。
具體操作的原則是：
‧ 每個番茄時間都是完整的，不許分割，不存在半個或一個半的番茄時間，我們必須嚴格遵守這個原則。
‧ 如果你在一個番茄時間內，做了與當前的工作無關的事情，那麼這個番茄時間便是無效的，也沒有任何意義，必須作廢重來，進入一個新的番茄時間。每當一個正在進行的番茄時間被破壞，你無法享受破壞的成果（去偷懶），這是對走神的懲罰。
‧ 番茄時間管理法只適用於工作，在生活上無法應用，即使強制應用於生活上，效果也不盡理想，因為生活中的事情存在太多可變性，不像工作有很強的規律可以遵循。
‧ 自己的番茄時間只適用於自己，無法與別人比較。不同的工作，在運用中產生的效果也不盡相同；就算是工作相同，運用的方法不一樣，工作效率也會不同。所以，你不需要跟別人比較，因為這種對比不具任何意義。
‧ 利用番茄時間來管理時間和分配工作，使用的數量並不能決定任務的成敗，只是為了提高做事效率。所以，不要覺得有了這個方法，做任何事就一定會成功。記住：效率不等於效果。事實上，你只是獲得更高的效率，能充分發揮和利用時間，以達到時間管理的目的，這有助於你養成良好習慣。
‧ 最重要的一項原則，就是你一定要擁有一個適合的作息表，要符合作息規律，也是自己所喜歡的，這樣才能更合理安排時間，堅持下去。一個不懂得維持身體健康的人，即使學會番茄時間管理法，也不會得到好效果。
有了這些原則，剩下的就是如何具體實戰的問題。在細節方面，我們應該注意什麼？
第一、先做規劃。上班後（或早晨起來後）要做的第一件事情，就是規劃今天必須完成的任務，把想到和要做的工作列一張清單，寫在隨身攜帶的筆記上，或在電腦桌面上做一個醒目的表格。
第二、設定番茄時間長度。根據工作規劃，設定你的「番茄時間」，用手機或鬧鐘就可以，設定二十五分鐘的倒數器，然後開始工作。你可以根據自身的情況來設定「番茄時間」的長度，原則上二十五至三十分鐘為佳。
第三、休息時間。在二十五分鐘後，放下手邊工作，休息一會兒。這是重要的時刻，你可以站起來伸個懶腰，眺望遠方，放鬆一下眼睛。你也可以聽音樂五分鐘，以舒緩的曲子為佳。但是，不要利用這個機會打瞌睡。
第四、按順序進行。訂下番茄時間後，就要按照規定不停工作，直到完成這個任務，然後把這項工作從清單裡槓掉，再繼續下一個番茄時間。所有工作要按照優先順序進行，先處理緊急和重要的事項，再處理那些不怎麼緊急和不太重要的事項。
第五、階段性工作。在進行四或五個番茄時間後（具體數量可自行決定，原則上不超出自己身體的承受力），就必須強制休息一個番茄時間，這是為了能提高後面利用番茄時間的效能。
遇上其他工作、意外打擾
當然，也有比較特殊的情況，如果在一個番茄時間內，突然有其他不得不做的工作，那麼你就要停止這個番茄時間。當這個番茄時間作廢時，哪怕它只剩下一分鐘，你做完另外一項工作後，也要重新計時──從這個番茄時間的第一分鐘重新來過，以示對此時間管理法則的重視。透過這種強化行為，來幫助我們養成嚴格遵守時間規劃的習慣。
對於突如其來的工作，例如上司的要求、同事的請求，如果不是非得現在處理的事項，你可以在自己的清單上做個標記，註明「打擾」或者「意外」，然後繼續自己的工作。
還有一些「意外」和「打擾」是比較正常的，那就是突如其來的電話。一般來說，上班時間打來的電話很多，可能是客戶、同事，也可能是親人打來的，你不可能不接。但既然接了電話，就會打擾到你正在進行的工作。所以，有必要的話，要在我們所制定的番茄時間內預留五分鐘，這是用來處理意外的時間，主要用以接聽電話。也就是「二十五加五」，每個番茄單元都預留五分鐘。
有時候電話太多，我們也可以採取一種極端的手段，關掉手機並且扔到自己視野以外的地方。但這種作法盡量少用，因為關機可能讓你錯過重要電話，影響到你的人際交往和商業關係。
工作未完成怎麼辦？
在我們設定好的番茄時間內，經常會發生工作未完成的情形。有人會把這件事情順延，留到明天去做。但此舉非常不明智，因為這等於增加了明天的工作量。
你每天的工作量非常大，這是正常現象。人們都在工作中如此抱怨：「今天的工作量太大了，老闆簡直瘋了！」這可以理解，我們早在二十年前，就已經進入「工作奴役人」的時代。這是無法改變的大趨勢和大環境，我們只能適應。
處理「未完成工作」的原則是：如果剩餘的工作不多，我建議你加班也要完成。因為出現這種情況，可能就是你列出的任務清單有問題，沒有對自己要做的事情進行準確評估，也就是說對自己的業務還不是很熟練，顯然你不知道能在多久時間內完成這個工作。因此，你要在工作規劃方面做出相應的調整，以便更合理分配自己的時間。
充分發揮和利用「零碎時間」
無論你多麼重視時間，把時間規劃得多完美，總有些「零碎時間」會悄悄流失掉。當工作益形繁忙，你正沉浸在「時間不夠」的無奈中時，你有沒有想過，是不是因為自己不會利用時間，才造成這些沉重的心理負擔和對時間流逝的恐慌呢？
在我們的生活和工作中，不乏可利用的時間：它們像是藏在角落中，難以在第一時間被發覺。有些「邊角料」的零碎時間都可以利用，它可能看起來並不起眼，但是累積起來，數量卻很可觀。
‧ 當你在捷運站等下一班車時，是不是有三分鐘無事可做，只好玩手機？
‧ 當你在洗手間時，除了抽菸、胡思亂想，還做了什麼？要知道，你有至少五分鐘的時間可用來做點有意義的事。
‧ 當你在睡前用整整三十分鐘津津有味的玩手機遊戲時，就沒想過利用這三十分鐘規劃一下隔天的工作嗎？
‧ 當你在會議室枯燥的等待上司過來開會時，除了和同事閒聊，你還做了些什麼？
無論做什麼事情，總是會有幾分鐘的閒置時間。它們就像是裁剪衣服剩下的碎布料，是時間的流沙，如果一天累積三十分鐘，並且利用好這些「邊角料」時間，把它們用到重要的工作上，一個月、甚至一年下來，你的生活和工作會有重大的改變。
加拿大作家艾莉絲．孟若，她在二○一三年獲得諾貝爾文學獎殊榮，享有「當代短篇小說大師」的稱號。她在二十歲時就開始寫作，直到三十六歲才出版第一本書。她在自己的回憶錄中寫道：
「我二十歲開始寫作，當時我已經結婚生子，每天有很多家務，卻沒有洗衣機。每天為孩子洗衣服占據了大量時間，不過我仍然有時間寫作。我認為只要控制好自己的生活，肯定有時間，因為時間會等對的人。」
只要我們的心裡有「時間管理」這個概念，就一定有辦法利用那些被分割成碎片，看似不重要的零碎時間。這就像釘釘子一樣，擠也要擠進去，把一分鐘、一秒鐘的零碎時間拿出來，用於處理一些可以零散進行的工作。這是對工作的承諾，也是對提升自身行動力的回應。生活節奏越快，零碎時間就越多，我們就越要重視對零碎時間的開發利用。
我們小時候曾讀過「鑿壁引光」的故事。一直以來，人們學習的是主角匡衡刻苦求學的精神，卻很少有人想到他也是個利用時間的高手。匡衡因為家境貧困，白天必須工作養家，只能晚上學習。但晚上沒有燈光，匡衡買不起蠟燭，可是時間又很寶貴，怎麼辦？於是他就鑿壁偷光，利用鄰居家的燈光為自己獲取學習的時間。
知名藝術家達文西也是個惜時如金的人，是著名的「工作狂」，他所創造的「短期延時」睡眠工作法也很有成效。這個方法算不上科學，卻很實用。他的方法是工作幾小時後，馬上睡十幾分鐘，將零碎時間連成一片，防止它們在處理瑣碎的事件中流失。達文西用這種方法爭取到更多時間，也提升自己的工作效率。
短短幾分鐘，剛好處理簡單瑣碎的事務
至於我的夥伴史密斯的作法是，在短暫的零碎時間中，迅速拿出自己的工作記錄手冊（上面寫著大量懸而未決的問題），對其中的一些問題進行思考，看看能否找到靈感。如果有新想法就即刻寫下來，以便在正式工作中進行討論。不論走到哪，史密斯都帶著這個小本子。公司同事都知道他有這個習慣，因此戲稱他為「手冊史密斯」，有時也親暱的叫他布克（Book）。
由於每個零碎時間的長度都只有幾分鐘，最多不過十幾分鐘，所以並不適用於需要集中精神和長時間投入的工作，卻有利於處理那些比較簡單、較為瑣碎的事務。例如，獲取靈感、回覆郵件、問候客戶、審核部屬的申請、檢查工作等，這些很快就能完成的工作。我自己就常利用零碎時間回覆客戶和員工的郵件，不知不覺就做完這些極為瑣碎的事情。
串聯「零碎時間」，不浪費每一分鐘
時間是生命的核心要素。沒有時間，生命不復存在。一言以蔽之，管理時間就是管理我們生命的運行。如果你連自己的時間都無法管理，那麼，你可能做不好任何事情。沒有財富，我們可以再去賺；知識不足，我們可以努力學習；但時間流逝了，我們就失去讓自己成長的一切機會。如果你連時間都無法掌握，又怎麼能將自己「知道的」轉化為「做到」呢？你又如何去獲取知識和財富呢？
所以，最重要的就是改變我們大腦的「認知」，對於運用零碎時間，一定要有充分的認識和清醒的大腦。你要不斷告訴自己：「不要浪費任何一分一秒寶貴的時間！在我們生活和創造財富的過程中，時間是最稀有的資源，是最寶貴的財富！」有了正確的認識，你才能在具體的操作中制定一份正確的計畫，串聯起每天的零碎時間，充分運用。
時間對每個人都很公平，它沒有任何彈性，不管你需要多長時間，用完就消失了。時間的價值遠遠大於金錢，但又不是金錢，我們無法把時間像金錢一樣儲存起來，昨天失去的時光永遠不會回來，明天的時間也無法預支。因此，你必須珍惜當下的每一秒鐘，成為它的主人，而不是被它奴役。
文／高原
本文出自《為何我們總是想得太多，卻做得太少》發光體出版
