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淘心話職場茶水間

一起成為時間管理大師!「番茄時間管理法」你用了嗎?

▲該如何提高工作效率,讓自己更能集中精神工作呢?(圖/Shutterstock)

俗話說:「一寸光陰一寸金,寸金難買寸光陰。」這句話說明了時間的重要性。時間如流水,一去不復返。我們不光要訂定務實的計畫,付諸實際行動,還要利用自己可支配的時間,因為最後的行動成果都可見「單位時間」的運用效率。不會管理時間,什麼也「做不到」。

我不管走到哪,都會聽到很多人說自己「很忙」。「我很忙」這個詞在很多年前,儼然成為成功人士的標誌,更成為現代人的口頭禪。現在,人們工作和生活的節奏非常快,時間明顯不夠用,不管多麼努力,總感覺要處理的事情太多了,根本沒時間完成。於是,人們迷戀這種「很忙」的狀態,一旦覺得自己不忙,就好像被主流社會拋棄了。

誠如我有位客戶所說:「不知道從什麼時候開始,我怕自己閒下來。一閒下來,就會感到恐慌,彷彿有什麼該做的事沒去做,或是被這個喧鬧的世界給遺忘了。於是,我拚命加班找事做,以證明自己和別人一樣活得很精彩。」

在我看來,有這種「很忙」的感覺恰巧證明他不善於管理時間,是人生失敗的特徵之一。特別是現在很多年輕人普遍沒有時間觀念,因為剛步入社會,或剛進新公司,還在適應期,沒有調整計畫,也沒有一套屬於自己的時間管理辦法,就只好用「我很忙」來自我安慰。

我們現在的人際交流和獲取訊息的管道非常多,但是利用時間的效率卻相對低。史密斯形容說:「對現在的人們來說,即便是安心的把一件最簡單的事情做好,也是一件困難的事情。人們隨時會被身邊的訊息打斷,手機響了,郵件來了……許多意外因素分散了我們的注意力,將處理任何一件普通小事的時間都拉得很長。」你也會因此感到很無奈,不是嗎?現在問題的重點已經不是工作量的大小,而是時間的分配。我們無法懂得有效率的利用時間,就像所有精力都被時間預先支取了一樣。

在工作或學習的過程中,往往一開始,我們有些好的體驗,所以效率非常高;精力集中,興致頗高,而且鬥志高昂;對時間有強烈的急迫感,對方向有清晰的定位。但是時間越久,隨著內心乏味與精力鬆懈,你可能開始走神,興趣下降,工作效率也越來越低。

一位學員曾經說:「接受任務的前期就像初戀,但慢慢的我便進入了『七年之癢』。時間真是殺手,它殺死我對一切有意義事物的興趣。」

該如何提高工作效率,讓自己更能集中精神工作呢?這是人們非常關注的一個問題。換句話說:「如何讓時間在我們的行動力中扮演積極的角色?」在我看來,最簡單易行的時間管理方法,就是「切分時間」,像流水線一樣進行管理。例如運用番茄時間管理法,從微觀角度分配和管理時間,發揮每個時間單元的效率,提升行動效能。

我們把一顆番茄視為一個工作週期,以每二十五分鐘為一個單位,稱之為一個「番茄時間」。在這段時間內,我們要一直處在工作狀態中不能間斷。當二十五分鐘結束時,讓自己休息幾分鐘,再進入新的「番茄時間」。依此循環,直到完成計畫內的工作。

具體操作的原則是:

‧ 每個番茄時間都是完整的,不許分割,不存在半個或一個半的番茄時間,我們必須嚴格遵守這個原則。

‧ 如果你在一個番茄時間內,做了與當前的工作無關的事情,那麼這個番茄時間便是無效的,也沒有任何意義,必須作廢重來,進入一個新的番茄時間。每當一個正在進行的番茄時間被破壞,你無法享受破壞的成果(去偷懶),這是對走神的懲罰。

‧ 番茄時間管理法只適用於工作,在生活上無法應用,即使強制應用於生活上,效果也不盡理想,因為生活中的事情存在太多可變性,不像工作有很強的規律可以遵循。

‧ 自己的番茄時間只適用於自己,無法與別人比較。不同的工作,在運用中產生的效果也不盡相同;就算是工作相同,運用的方法不一樣,工作效率也會不同。所以,你不需要跟別人比較,因為這種對比不具任何意義。

‧ 利用番茄時間來管理時間和分配工作,使用的數量並不能決定任務的成敗,只是為了提高做事效率。所以,不要覺得有了這個方法,做任何事就一定會成功。記住:效率不等於效果。事實上,你只是獲得更高的效率,能充分發揮和利用時間,以達到時間管理的目的,這有助於你養成良好習慣。

‧ 最重要的一項原則,就是你一定要擁有一個適合的作息表,要符合作息規律,也是自己所喜歡的,這樣才能更合理安排時間,堅持下去。一個不懂得維持身體健康的人,即使學會番茄時間管理法,也不會得到好效果。

有了這些原則,剩下的就是如何具體實戰的問題。在細節方面,我們應該注意什麼?

第一、先做規劃。上班後(或早晨起來後)要做的第一件事情,就是規劃今天必須完成的任務,把想到和要做的工作列一張清單,寫在隨身攜帶的筆記上,或在電腦桌面上做一個醒目的表格。

第二、設定番茄時間長度。根據工作規劃,設定你的「番茄時間」,用手機或鬧鐘就可以,設定二十五分鐘的倒數器,然後開始工作。你可以根據自身的情況來設定「番茄時間」的長度,原則上二十五至三十分鐘為佳。

第三、休息時間。在二十五分鐘後,放下手邊工作,休息一會兒。這是重要的時刻,你可以站起來伸個懶腰,眺望遠方,放鬆一下眼睛。你也可以聽音樂五分鐘,以舒緩的曲子為佳。但是,不要利用這個機會打瞌睡。

第四、按順序進行。訂下番茄時間後,就要按照規定不停工作,直到完成這個任務,然後把這項工作從清單裡槓掉,再繼續下一個番茄時間。所有工作要按照優先順序進行,先處理緊急和重要的事項,再處理那些不怎麼緊急和不太重要的事項。

第五、階段性工作。在進行四或五個番茄時間後(具體數量可自行決定,原則上不超出自己身體的承受力),就必須強制休息一個番茄時間,這是為了能提高後面利用番茄時間的效能。

▲(圖/Shutterstock)

遇上其他工作、意外打擾

當然,也有比較特殊的情況,如果在一個番茄時間內,突然有其他不得不做的工作,那麼你就要停止這個番茄時間。當這個番茄時間作廢時,哪怕它只剩下一分鐘,你做完另外一項工作後,也要重新計時──從這個番茄時間的第一分鐘重新來過,以示對此時間管理法則的重視。透過這種強化行為,來幫助我們養成嚴格遵守時間規劃的習慣。

對於突如其來的工作,例如上司的要求、同事的請求,如果不是非得現在處理的事項,你可以在自己的清單上做個標記,註明「打擾」或者「意外」,然後繼續自己的工作。

還有一些「意外」和「打擾」是比較正常的,那就是突如其來的電話。一般來說,上班時間打來的電話很多,可能是客戶、同事,也可能是親人打來的,你不可能不接。但既然接了電話,就會打擾到你正在進行的工作。所以,有必要的話,要在我們所制定的番茄時間內預留五分鐘,這是用來處理意外的時間,主要用以接聽電話。也就是「二十五加五」,每個番茄單元都預留五分鐘。

有時候電話太多,我們也可以採取一種極端的手段,關掉手機並且扔到自己視野以外的地方。但這種作法盡量少用,因為關機可能讓你錯過重要電話,影響到你的人際交往和商業關係。

工作未完成怎麼辦?

在我們設定好的番茄時間內,經常會發生工作未完成的情形。有人會把這件事情順延,留到明天去做。但此舉非常不明智,因為這等於增加了明天的工作量。

你每天的工作量非常大,這是正常現象。人們都在工作中如此抱怨:「今天的工作量太大了,老闆簡直瘋了!」這可以理解,我們早在二十年前,就已經進入「工作奴役人」的時代。這是無法改變的大趨勢和大環境,我們只能適應。

處理「未完成工作」的原則是:如果剩餘的工作不多,我建議你加班也要完成。因為出現這種情況,可能就是你列出的任務清單有問題,沒有對自己要做的事情進行準確評估,也就是說對自己的業務還不是很熟練,顯然你不知道能在多久時間內完成這個工作。因此,你要在工作規劃方面做出相應的調整,以便更合理分配自己的時間。

充分發揮和利用「零碎時間」

無論你多麼重視時間,把時間規劃得多完美,總有些「零碎時間」會悄悄流失掉。當工作益形繁忙,你正沉浸在「時間不夠」的無奈中時,你有沒有想過,是不是因為自己不會利用時間,才造成這些沉重的心理負擔和對時間流逝的恐慌呢?

在我們的生活和工作中,不乏可利用的時間:它們像是藏在角落中,難以在第一時間被發覺。有些「邊角料」的零碎時間都可以利用,它可能看起來並不起眼,但是累積起來,數量卻很可觀。

‧ 當你在捷運站等下一班車時,是不是有三分鐘無事可做,只好玩手機?

‧ 當你在洗手間時,除了抽菸、胡思亂想,還做了什麼?要知道,你有至少五分鐘的時間可用來做點有意義的事。

‧ 當你在睡前用整整三十分鐘津津有味的玩手機遊戲時,就沒想過利用這三十分鐘規劃一下隔天的工作嗎?

‧ 當你在會議室枯燥的等待上司過來開會時,除了和同事閒聊,你還做了些什麼?

無論做什麼事情,總是會有幾分鐘的閒置時間。它們就像是裁剪衣服剩下的碎布料,是時間的流沙,如果一天累積三十分鐘,並且利用好這些「邊角料」時間,把它們用到重要的工作上,一個月、甚至一年下來,你的生活和工作會有重大的改變。

加拿大作家艾莉絲.孟若,她在二○一三年獲得諾貝爾文學獎殊榮,享有「當代短篇小說大師」的稱號。她在二十歲時就開始寫作,直到三十六歲才出版第一本書。她在自己的回憶錄中寫道:

「我二十歲開始寫作,當時我已經結婚生子,每天有很多家務,卻沒有洗衣機。每天為孩子洗衣服占據了大量時間,不過我仍然有時間寫作。我認為只要控制好自己的生活,肯定有時間,因為時間會等對的人。」

只要我們的心裡有「時間管理」這個概念,就一定有辦法利用那些被分割成碎片,看似不重要的零碎時間。這就像釘釘子一樣,擠也要擠進去,把一分鐘、一秒鐘的零碎時間拿出來,用於處理一些可以零散進行的工作。這是對工作的承諾,也是對提升自身行動力的回應。生活節奏越快,零碎時間就越多,我們就越要重視對零碎時間的開發利用。

我們小時候曾讀過「鑿壁引光」的故事。一直以來,人們學習的是主角匡衡刻苦求學的精神,卻很少有人想到他也是個利用時間的高手。匡衡因為家境貧困,白天必須工作養家,只能晚上學習。但晚上沒有燈光,匡衡買不起蠟燭,可是時間又很寶貴,怎麼辦?於是他就鑿壁偷光,利用鄰居家的燈光為自己獲取學習的時間。

知名藝術家達文西也是個惜時如金的人,是著名的「工作狂」,他所創造的「短期延時」睡眠工作法也很有成效。這個方法算不上科學,卻很實用。他的方法是工作幾小時後,馬上睡十幾分鐘,將零碎時間連成一片,防止它們在處理瑣碎的事件中流失。達文西用這種方法爭取到更多時間,也提升自己的工作效率。

短短幾分鐘,剛好處理簡單瑣碎的事務

至於我的夥伴史密斯的作法是,在短暫的零碎時間中,迅速拿出自己的工作記錄手冊(上面寫著大量懸而未決的問題),對其中的一些問題進行思考,看看能否找到靈感。如果有新想法就即刻寫下來,以便在正式工作中進行討論。不論走到哪,史密斯都帶著這個小本子。公司同事都知道他有這個習慣,因此戲稱他為「手冊史密斯」,有時也親暱的叫他布克(Book)。

由於每個零碎時間的長度都只有幾分鐘,最多不過十幾分鐘,所以並不適用於需要集中精神和長時間投入的工作,卻有利於處理那些比較簡單、較為瑣碎的事務。例如,獲取靈感、回覆郵件、問候客戶、審核部屬的申請、檢查工作等,這些很快就能完成的工作。我自己就常利用零碎時間回覆客戶和員工的郵件,不知不覺就做完這些極為瑣碎的事情。

串聯「零碎時間」,不浪費每一分鐘

時間是生命的核心要素。沒有時間,生命不復存在。一言以蔽之,管理時間就是管理我們生命的運行。如果你連自己的時間都無法管理,那麼,你可能做不好任何事情。沒有財富,我們可以再去賺;知識不足,我們可以努力學習;但時間流逝了,我們就失去讓自己成長的一切機會。如果你連時間都無法掌握,又怎麼能將自己「知道的」轉化為「做到」呢?你又如何去獲取知識和財富呢?

所以,最重要的就是改變我們大腦的「認知」,對於運用零碎時間,一定要有充分的認識和清醒的大腦。你要不斷告訴自己:「不要浪費任何一分一秒寶貴的時間!在我們生活和創造財富的過程中,時間是最稀有的資源,是最寶貴的財富!」有了正確的認識,你才能在具體的操作中制定一份正確的計畫,串聯起每天的零碎時間,充分運用。

時間對每個人都很公平,它沒有任何彈性,不管你需要多長時間,用完就消失了。時間的價值遠遠大於金錢,但又不是金錢,我們無法把時間像金錢一樣儲存起來,昨天失去的時光永遠不會回來,明天的時間也無法預支。因此,你必須珍惜當下的每一秒鐘,成為它的主人,而不是被它奴役。

 

文/高原

本文出自《為何我們總是想得太多,卻做得太少》發光體出版

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