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時間管理三項法則!幫你輕鬆迎戰職場壓力

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無論是在生活中還是工作中,很多壓力都是由於一個人不懂得對時間進行有效管理所造成的。今天我們介紹給大家三項簡單而又好用的時間管理法則,幫助大家更好地進行時間管理,從而輕鬆迎戰職場壓力。

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法則一:十分鐘法則

(一)適用對象

首先是拖延症患者。他們總是希望等到自己狀態好些了,再動手做一件事情。最終的結果卻是,神勇的狀態遲遲不來,拖延症卻變得越來越嚴重。

其次是喜歡逃避問題的人。他們總是能找出各式各樣的理由,去逃避自己應當做的事情。例如,今天心情不好,就不工作了吧;或者是,今天頭有點不舒服,明天再完成剩下的工作吧。

(二)法則介紹

這是我在讀《輕鬆駕馭壓力》一書的時候,學習到的一個方法。所謂十分鐘法則,就是指當一項工作任務擺在你眼前,無論你內心多麼想要拖延和逃避,都請告訴自己:先堅持做上一個十分鐘看看。如果狀態實在不好,再選擇放棄;如果十分鐘之後進入狀態,那麼就繼續堅持下去。

(三)學以致用

萬事開頭難。人們往往容易在畏難心理的作用下,無法開始做一件事情。而十分鐘法則之所以管用,就在於它能夠透過為自己設定一個「十分鐘」的小目標,進而讓人們能夠克服畏難心理,停止拖延,馬上就動手去做一件事情。

大部分人在堅持完一個十分鐘之後,就會累積一部分自信心,並且發現工作任務並沒有自己想像的那麼艱難。於是就很容易繼續堅持下一個十分鐘,最終越戰越勇,成功戰勝拖延。

▲(圖/Shutterstock)

法則二:離線法則

(一)適用對象

首先是重度手機依賴症患者。整日捧著手機不放,即使是在學習和工作的時候也不肯放下手機。手機上一收到訊息提醒,就馬上查看。其次是那些只要工作一小會兒就忍不住去玩一會兒手機的人。

(二)法則介紹

所謂離線法則,就是指在工作的時候,關閉手機上網功能,讓手機保持離線狀態。除此之外,為了避免手機的誘惑,把手機裝到口袋或者是自己看不到的地方,讓自己也保持離線的狀態。

有人在堅持離線法則的時候,會擔心漏掉重要訊息。我們其實可以透過養成定時看手機的習慣,來解決這一個問題。例如,每過半個小時或一個小時看一次手機,然後再集中回覆訊息。如果一收到訊息提醒就馬上去看手機,我們的注意力就會被頻繁擾亂。

頻繁翻看手機這個壞習慣,會極大地影響到我們的工作效率。因為頻繁地看手機,我們的思路會接連被打斷。而一旦我們的思路被打斷,往往需要花費更多的時間才能回到我們之前正在進行的工作軌道上來。

(三)學以致用

推薦給大家一款手機軟體,可以幫助大家更好地來貫徹「離線法則」。這款軟體的名字叫作「Forest」(絕非廣告)。

這款軟體有趣在,如果你能夠在二十五分鐘的時間內不玩手機,螢幕上的一棵小樹苗就會長成一棵大樹,這會讓你很有成就感。

但是,如果你忍不住去玩了一下手機,系統就會提示「你的樹已經枯萎」。如果你想要養成一棵大樹,那麼你就需要重新開始。當然,你也可以更加簡單粗暴一點,在讀書或做正事的時候,果斷切斷網路,直到休息的時候再看手機。

法則三:四象限法則

(一)適用對象

每天都感覺自己忙忙碌碌,被各式各樣的事情牽著鼻子走的人。這一類人會在忙碌了一天之後發現,重要的事情一件都沒有完成,大部分時間都消耗在了那些不重要的瑣事上面了。

這一類人還會感覺,自己投入了百分之八十的時間和精力,最終卻只有百分之二十的結果和產出。他們希望自己能夠做到,投入百分之二十的時間和精力,達到百分之八十的結果和產出。

(二)法則介紹

四象限法則是時間管理的一個重要工具,也是用來提高工作效率的一個神器。這是我在讀《小強升職記》這本書的時候學到的一個方法。按照四象限法則,我們可以將所有的事情分為四大類:

重要緊急的事情(突發事件等)、重要不緊急的事情(鍛鍊身體、技能學習、經營人際關係等)、緊急不重要的事情(朋友的閒聊邀請等、參加不重要的會議)以及不緊急不重要的事情(滑社群動態、和朋友漫無目的的聊天等)。

對待這四類不同的事情,我們應當採取不一樣的態度。

對於重要緊急的事情,這一點毫無爭議,我們應該馬上去做;對於重要不緊急的事情,我們應當制定時間表,有計劃地去做;對於緊急不重要的事情,我們應該拒絕或者是外包給別人去做;對於不緊急不重要的事情,我們應當盡量不要去做。

(三)學以致用

在《與成功有約:高效能人士的七個習慣》這本書當中,史蒂芬.柯維提到了高效能工作者的一個重要習慣,那就是:要事第一(Put ­rst things fi­rst)。當太陽升起、新的一天來臨的時候,我們應當從最重要的事情開始做起。

具體來說,我們可以先把一天當中最重要的三件事情在紙上或手機上列出來,形成我們的日計畫,然後完成一項刪除一項。

日計畫制訂好之後,我們應當先集中精力去做那些重要緊急的事情(例如,某個即將到達截止日期的重要任務等)。接下來,我們應該去做那些重要而不緊急的事情(例如,按計劃讀書、寫作、學習新技能等)。

如果前兩類重要的事情都已經完成了,我們才要考慮是否要去做後面那兩類不重要的事情。如果重要的事情還沒有完成,那就一定按照上文所講到的方法去處理不重要的事情:

對於緊急不重要的事情,先考慮能否拒絕。如果不能拒絕,那就想辦法委託別人去做;對於不緊急不重要的事情,盡量不要去做。

說實話,我曾經也十分迷戀那種整日忙忙碌碌去做那些不重要事情的感覺,並且還天真地認為那就是所謂的「奮鬥」。後來我才發現,這種虛假的「奮鬥」並不能為我的生活帶來任何實質性的改變。後來我在書上看到一句話,醍醐灌頂,用來作為文章的結尾:

如果你整日都在做十分重要的事,那麼你就會成為十分重要的人。如果你整日都在忙一些不重要的事,那麼你就會成為一個不重要的人。

本文出自《情緒掌控,決定你的人生格局》高寶出版

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