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無印良品的「清桌規定」,工作效率UP!

各位是不是看過,有人在辦公桌上,把文件或檔案夾堆得很高,好像隨時都會崩塌?是不是看過,有人在座位四周把紙箱堆得像城牆一樣呢?我想,任何公司至少會有一兩張辦公桌,有這樣的情形吧。

 

過去,無印良品的總公司,也有很多人的辦公桌是這樣的。

 

桌面上放了一堆資料,只剩下約莫一張紙大小的作業空間,桌子下方還擺了裝在紙箱裡的樣品等東西,幾乎連擺腳的空間都沒有。無論當事人負責什麼工作,都讓人覺得不可思議。

 

但現在我們實施了「清桌規定」,所有人的辦公桌,都已經整理與整頓過了。下班離開公司時,桌面上不能擺放任何私人物品或是與正在進行的工作相關的文件,只准放電腦和電話。但如果只是把原本放在桌面上的東西塞到抽屜裡,仍不能算是解決問題。

 

剪刀、釘書機、膠水等文具用品,我們現在都是全部門共用。假如由員工個人持有文具用品,他們的個人物品將不斷增加。剛推動此一活動時,我們把大家平常沒在使用的釘書機、剪刀等文具用品收集在一起時,真可以用堆積如山形容。由員工自己持有,不但增加公司成本,而且再多的空間都不夠放。

 

另外,我們也徹底做到大家一起分享公務文件。這麼做的目的不只是「減少用紙」而已。

 

以前的無印良品裡,大家都比較喜歡自行保有資訊。為避免這樣的狀況,也為了把工作能否順利完成的關鍵點從「個人」轉移到「組織」,我們現在正推動大家共用文件處理事情的習慣。

 

製作完成的文件不是自行保管,而是整理到任何人都能輕鬆找到的檔案夾裡,依部門別放入櫥櫃。我們還把櫥櫃的門也拿掉,這也是一種可視化。

 

實施到這種地步後,現在假如討論到到「三個月前在會議中拿到的那份資料,現在收在哪裡?」,任何人都能三兩下把它找出來。假如像過去那樣,要在資料堆成一座山的辦公桌上找,或是要到不知道擺些什麼資料的櫥櫃裡去找,就得花掉不少無謂的時間。這種無謂的事假如累積多了,就可能成為扯生產力後腿的重大因素。

 

大家共享文件還有幾個好處,像是同仁間的溝通變得容易起來,資訊的傳達能力也變好了。

 

報告、聯絡、商量有礙於人的成長

報告.聯絡.商量,簡稱「報.聯.商」,是工作中必須做到的基本動作—許多社會新鮮人在進入公司時,公司都是這麼教他們的。

 

這三件事確實很重要,但忙碌的主管就算聽取來自所有部下的報告,也無法一一回應。他們自己的工作都忙不完了,假如聽完部下的詳細報告後還得一一下指示,將因而損及自己身為主管的生產力。

 

無印良品是用前一節介紹的DINA 系統確認工作進度,以取代報告、聯絡與商量。完成的期限一到,主管會確認成果如何;假如尚未完成,只要找出問題何在,也就很足夠了。

基本上,小問題就在部門內部尋求

解決;但萬一出現重大問題,就要迅速將資訊上呈給經營高層,由經營團隊的成員安排解決制度。由於是在真正關鍵的時候才這麼做,而不是漫無目的地報告、聯絡與商量,因此並不會降低工作的完成速度。

 

一般的論點是,報告、聯絡與商量除了可藉由部下向主管逐一呈報資訊而促進雙方的溝通,還可以在麻煩或錯誤還不嚴重時就找出來,在它變嚴重之前就先處理掉。

不過,我的看法是,過度的報告、聯絡與商量,反而是一種有礙於部屬成長的行為。