各位是不是看過，有人在辦公桌上，把文件或檔案夾堆得很高，好像隨時都會崩塌？是不是看過，有人在座位四周把紙箱堆得像城牆一樣呢？我想，任何公司至少會有一兩張辦公桌，有這樣的情形吧。
過去，無印良品的總公司，也有很多人的辦公桌是這樣的。
桌面上放了一堆資料，只剩下約莫一張紙大小的作業空間，桌子下方還擺了裝在紙箱裡的樣品等東西，幾乎連擺腳的空間都沒有。無論當事人負責什麼工作，都讓人覺得不可思議。
但現在我們實施了「清桌規定」，所有人的辦公桌，都已經整理與整頓過了。下班離開公司時，桌面上不能擺放任何私人物品或是與正在進行的工作相關的文件，只准放電腦和電話。但如果只是把原本放在桌面上的東西塞到抽屜裡，仍不能算是解決問題。
剪刀、釘書機、膠水等文具用品，我們現在都是全部門共用。假如由員工個人持有文具用品，他們的個人物品將不斷增加。剛推動此一活動時，我們把大家平常沒在使用的釘書機、剪刀等文具用品收集在一起時，真可以用堆積如山形容。由員工自己持有，不但增加公司成本，而且再多的空間都不夠放。
另外，我們也徹底做到大家一起分享公務文件。這麼做的目的不只是「減少用紙」而已。
以前的無印良品裡，大家都比較喜歡自行保有資訊。為避免這樣的狀況，也為了把工作能否順利完成的關鍵點從「個人」轉移到「組織」，我們現在正推動大家共用文件處理事情的習慣。
製作完成的文件不是自行保管，而是整理到任何人都能輕鬆找到的檔案夾裡，依部門別放入櫥櫃。我們還把櫥櫃的門也拿掉，這也是一種可視化。
實施到這種地步後，現在假如討論到到「三個月前在會議中拿到的那份資料，現在收在哪裡？」，任何人都能三兩下把它找出來。假如像過去那樣，要在資料堆成一座山的辦公桌上找，或是要到不知道擺些什麼資料的櫥櫃裡去找，就得花掉不少無謂的時間。這種無謂的事假如累積多了，就可能成為扯生產力後腿的重大因素。
大家共享文件還有幾個好處，像是同仁間的溝通變得容易起來，資訊的傳達能力也變好了。
報告、聯絡、商量有礙於人的成長
報告．聯絡．商量，簡稱「報．聯．商」，是工作中必須做到的基本動作—許多社會新鮮人在進入公司時，公司都是這麼教他們的。
這三件事確實很重要，但忙碌的主管就算聽取來自所有部下的報告，也無法一一回應。他們自己的工作都忙不完了，假如聽完部下的詳細報告後還得一一下指示，將因而損及自己身為主管的生產力。
無印良品是用前一節介紹的DINA 系統確認工作進度，以取代報告、聯絡與商量。完成的期限一到，主管會確認成果如何；假如尚未完成，只要找出問題何在，也就很足夠了。
基本上，小問題就在部門內部尋求
解決；但萬一出現重大問題，就要迅速將資訊上呈給經營高層，由經營團隊的成員安排解決制度。由於是在真正關鍵的時候才這麼做，而不是漫無目的地報告、聯絡與商量，因此並不會降低工作的完成速度。
一般的論點是，報告、聯絡與商量除了可藉由部下向主管逐一呈報資訊而促進雙方的溝通，還可以在麻煩或錯誤還不嚴重時就找出來，在它變嚴重之前就先處理掉。
不過，我的看法是，過度的報告、聯絡與商量，反而是一種有礙於部屬成長的行為。
由於部下經常和主管討論工作的事，可能會比較難培養他們自己的自主性，或是自己花心思多用心的意識。例如：
「今天早上您指示的這件工作和這件工作已經做好了。」
「企畫書已送交A 公司， 但他們反應不是很熱絡， 怎麼辦？」
每當部下向主管報告這類事情時，會變成等主管做判斷。
這會讓他們無法養成自己思考、自己行動的判斷力與執行力。
這麼一來，員工慢慢的會變成一個自認為「只要聽從主管指示就好」的人，公司將無法培育出自己思考、自己行動的員工。
假如得要主管下指示才會做事，一旦主管外出或因為開會而不在位置上，工作進度就停滯了。最後將造成工作的完成速度減緩、生產力低落。
此外，過度的報告、聯絡與商量，也會導致員工以「垂直聯繫」為主，疏於注重「水平聯繫」。過度重視找主管報告或商量的結果是，員工不再考量到與其他部門間的連帶關係。
我常告訴員工，「局部最適的累積，無法促成整體最適」。
例如，假設總務人事部現在要重新配置人力，因而徵詢各部門對於人力的需求。海外事業部為了多在海外開店，希望能夠增加人力；品質保證部為了提升品質水準，也希望增加人力。假如完全接受所有部門的需求，人力勢將無止境地暴增下去。企業必須把人力的增加控制在不能超過營收成長率的範圍內。
這樣的問題，在無印良品會由社長裁決。畢竟，最懂得「整體最適」觀點的人，莫過於社長了。
由於過度的報告、聯絡與商量會把員工的意識和所屬部門綁在一起，很容易形成只知考量內部利益的「局部最適」的溫床。為養成「整體最適」的眼界，領導者別把握在手裡的韁繩拉得太緊，是很重要的。
本文出自《無印良品成功90%靠制度：不加班、不回報也能創造驚人營收的究極管理》天下文化出版
