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在自己心裡設鬧鐘

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好習慣是時間管理的好幫手,不想事情追著你跑,就要有效分配時間,善用效率最高的時段,專心衝刺,決定手邊的工作想要做到幾點,設定好了,時間一到一定要喊「卡」!

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人是很容易分心的動物。除了來自電腦和智慧型手機的來電答鈴或大小提醒,還有桌上一堆零食,甚至一個可以到處走動的空間,都可能影響你「完成一定要做的事」的效率。有位擔任廣告總監的朋友,他如果想要完成一件企劃案,一定會離開自己的家,因為有潔癖的他,深知自己無法容忍地板上出現任何一根頭髮,如果在家工作,他眼光一掃可能發現哪裡又不乾淨,一定自動擔起打掃工作;掃完地板後,一定會發現書櫃上也有灰塵,他的一整天就完了。

無法克服自身潔癖,只有到咖啡廳去工作,至少他不好意思起身打掃別人的咖啡廳。如果想在短時間內完成工作,則要找到一個可以專心完成的場所。每個人個性不同,有些人在有人聲的地方無法專心,有些人則是在家無法好好工作,有些人得借助別人的「監視」才能工作;以前大考前夕,我會和幾個同學一起留在學校晚自習,下課後讀書讀到八點,回家就是自由時間。這種做法有兩個好處:

1. 朋友們可以互相提醒和「監視」

當然,你不能和動不動就約你去做其他事的朋友一起組成「奮發團體」,你應該找定力比你強或和你有共識的伙伴。一般上班族也會有同樣感覺:如果是軟體工程師,常會發現在辦公室工作比一個人在家埋頭解決有效率,因為所有人在同個場域朝著相同目標前進,遇到關卡還可以就近討教,盡速解決。

2. 在一定時間內完成任務,還能享受自由的時間

有效分配時間,做不同的事,便不會感覺自己「一整天」都累得要死。在我看來,一整天捧著書本緊張兮兮、把近視度數愈唸愈深的人,是讀不好書的。在我唸的高中裡,考上最好大學的,百分之九十都不是死讀書的乖寶寶,而是既會讀書也懂得玩的人。我們也可以發現,某些明星學校最會讀書的,還可以擔任熱舞社社長呢。這樣的例子不在少數。你可不能用「人家本來基因就好」來概括解釋,基因不差是一點,重要的是他們懂得時間分配的道理,只要先把書讀好,就可以不需分心的從事自己的興趣。而且同時喜歡各種活動的人,比較能夠經歷考驗、臨機應變,遇到大考或大事,也不容易緊張,不會常遇上「我很認真,就是每次大考表現失常」的問題。而我所謂的專心,是指做一件事時專心,並不意味著一輩子只做一件事。

一輩子只做一件事,事實上也未必做得出類拔萃,有些人有的事雖然做了一輩子,心裡卻可能存著混吃等死的念頭。我看過很多捧著鐵飯碗的人,只是為了領每個月的薪水,心裡未必有任何熱情,也不想在該領域精進,平白浪費一生。休息是為了走更長遠的路,而時間的管理與分配,是為了讓自己活得更好更從容。

小時候我們都讀過一些刻苦的成語,比如「臥薪嚐膽」、「懸樑刺股」;前者是越王勾踐為了打敗吳王,十年生聚、十年教訓,只睡在柴堆上,只吃苦得要死的東西,日子過得辛苦,只求不忘戰敗的恥辱。

後者是兩位古人的故事。漢朝有位愛讀書的孫敬,怕自己唸到睡著,把頭髮束起來綁在樑上,只要打瞌睡就會痛醒;另一位是戰國時代出門遊說諸國,卻受到挫敗的蘇秦,為了好好研讀兵法,只要覺得想睡,就拿錐子刺進自己的大腿,保持清醒。這些人後來都成功了,但是並不值得效法。我們只有一條命,最好不要這樣搞,立志就夠了,不要弄得精神分裂、恨意滿腹,「出師未捷身先過勞死」。之前提到,時間管理是要給自己一點小小壓力的。你要設定心裡的鬧鐘,先決定手邊的工作想要做到幾點,設定好了,時間一到一定要喊「卡」!我發現,如果我一整天在家,效率不彰的可能性極高,因為家裡讓人分心的事可多了。以我自己為例,如果想要寫作、寫企劃案,或讀完一本訪問對象的著作,在我必須出門前的兩個小時內,效率是最好的。

這就是經濟學上的「邊際效益」問題:你餓的時候,吃第一個餅的邊際效益最高、最滿足;你精神最好時,做事的效率也最高,把握這段時間,而不是把待辦事項都變成沒日沒夜的酷刑。

忘掉臥薪嚐膽和懸樑刺股吧!只要在心裡設鬧鐘就好。除了在自己心裡設鬧鐘,如果可以,任務最好提早完成。和人約定好時程,寧願早到,不要及時到。我學得的教訓是,不管怎樣,在「一定要到」的最後期限之前,還是有一些留白比較好。至少,可以應付突發狀況。

有好幾次,雖然提早出門了,還是遇到大塞車。那種時間一分一秒流逝,而車子一直滯留原地,到了路口偏又遇到一個漫長紅燈的感覺,真的讓人心急如焚,像有東西逐漸殺死腦細胞,讓你因為擔心而腦袋一片空白。就算腦細胞沒死,血壓也會飆高。自從醫生告訴我,我的血壓「略高於同年齡者」,必須服用血壓藥,以確保自己不要在不太老的時候就洗腎時,我就知道,自己對時間的留白不能夠太吝惜,否則會一再做出慢性謀殺自己的舉動。

到底要留白多少呢?答案很模糊,就是「至少別趕到讓自己感覺腦細胞一直被殺死,肩膀一直變緊,血壓一直升高的狀態」。留白不夠,急死自己。最驚險的趕火車經驗,是我從巴黎到比利時美麗的水都布魯日時發生的。我到車站時是早上八點。火車是八點二十五分開的,這樣應該很足夠吧?只不過還沒有買票。排了幾分鐘買票,賣票的櫃臺告訴我,我要買的那一列火車,不是在這個櫃臺買。「請去那邊!」到了真正的買票櫃臺,售票的女士真是好人,要我給她確定回程時間,不然,列車滿席怕我回不來。明明是平日,也不是旅遊旺季,布魯日真是受歡迎呀,七點也沒票,六點也沒票⋯⋯就這樣又耽誤了幾分鐘。由於離出發時間只剩八分鐘,我問她:「哪一個月臺?」她說:「十七。」十七,不就在眼前嗎?於是我優閒自在的停在自動販賣機前,買了一瓶水,沒想到,連巴黎的自動販賣機都像吃角子老虎,投了錢不吐東西,我為了確定自己是否操作錯誤,又耽擱了兩分鐘。

到了十七號月臺,天哪,怎麼火車上都沒有人,看起來也不像是會從巴黎跑到比利時的跨國火車該有的樣子,問題是,月臺上沒有任何人可以問,我來回奔走,直覺告訴我,沒有人的車不可以上,我要搭的,應該是一部繁忙又人潮滿滿的列車才對。於是又花了幾分鐘,我終於找到一位警衛,把火車票給他看,他指著大看板說:「是七號月臺!不過,火車已經走了。」

啊?我真的應該相信自己的眼睛,不應該相信法國人的英文。她真的把七說成十七了呀!這證明了白紙黑字,自己看看板,還是比聽人家說可靠。我不死心的衝到第七號月臺,希望法國火車誤點,給我一個機會,我買的是有座位的票啊,而且就算準時,待在布魯日也只有四個小時,不可晚歸,晚歸沒有票了。火車真的還沒開!八點二十六分。那是一列深紅色的美麗高速火車,但顯然每個車廂門都已上鎖。我衝到唯一還開著的那個門—一位女站務員站在月臺上,說:「不,你不能上車,超過時間了!」她指著車票上「至少要在發車前二分鐘上車」的字樣。我沮喪的問:「只能坐下一班嗎?」這時,救命天使出現了,是餐車的工作人員,他說:「快上來吧!快!」唯一開的門,就是餐車的門。他正在搬最後一箱飲料上車。我實在感謝他,讓我完成了布魯日之旅。人生過一半之後,到每個美麗的地方都可能是「此生唯一一次的機會」,這樣的緣分我十分珍惜。這一次,火車只誤點二分鐘,它在八點二十七分,也就是我上火車的一分鐘後,即刻出發。多一點留白時間,其實是為了應付某些意外或阻礙發生,如果你經常旅行,尤其在異鄉旅行便會明白,寧可早到,不可及時趕到,不管它的火車是否常常會遲到,最好不要賭這把!

雖然心裡充滿感激,但是這一趟奔波,足足讓我在半個小時後才平靜下來。連坐在我旁邊的旅客都笑著問我:「你是跑了一大段路吧?」我才發現自己不管怎麼強作鎮定,還是在喘氣。很多工作,早一點做,大家都輕鬆。

寫作至今,只要我答應寫專欄,我就是最不讓編輯頭痛的作者,絕對不需要他到我家樓下等稿,也不必打電話催,我會在期限前三天就完成,這樣我才感覺自己沒有欠人。一直在趕及時,就好像缺了錢在跑三點半的銀行關門時間一樣,實在是會逼死人的。有人會把「最後出現的才是大牌」或「拖稿的才是嘔心瀝血之作」當成人生座右銘,如果他們要這麼想,就讓他們這麼想吧,我不想讓時間謀殺自己。

時間金句

延宕是偷光陰的賊。抓住他吧!—英國作家 狄更斯

本文出自《超從容時間管理術》天下文化出版


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