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別當主管眼中的「隱形人」

「保持距離,以策安全」,是很多上班族面對主管、老闆的逃避心態。 我曾經在雜誌上看到這樣的報導:潘冀聯合建築師事務所主持人潘冀觀察,中午用餐時,只要他先到餐廳坐下來,旁邊的位子通常都會空出來,偶爾有高階主管會主動跟他一起用餐,但是基層同仁很少有人敢在他身邊坐下。

 

或許你會認為,主管這麼忙,不要打擾他比較好。但是,如果部屬不主動跟主管接觸,日子一久,在主管眼中就成了「隱形人」,他看不到你的表現,對你沒有印象,你把事情做好了,他未必能提攜你,你的工作出了差錯,他也不知道從何維護你。 傳統的職場強調「埋頭苦幹」,但是這樣的觀念,漸漸為「抬頭苦幹」所取代。

 

認真工作是不變的原則,但是讓老闆看到你的表現,以及你對工作的投入,也很重要。 全球一動的董事長何薇玲,是科技界知名的女企業家,大學讀的是歷史,因為很喜歡數理,後來遠赴美國舊金山改讀電腦碩士,畢業之後,就留在美國工作。 當時的何薇玲是典型的「埋頭苦幹」,把加班當成進補,據說一個星期工作將近一百個小時。 有一天,總經理找她談話,說公司最近會進行部門職位調整,有一個經理的空缺,但已決定指派另外一人了。

 

何薇玲覺得很不公平,當場反問:「公司交代的工作,我都認真負責,而且能力也不比別人差,為什麼公司沒有選我?」 總經理說:「因為平日開會時,很少看到你發言。雖然你很認真工作,但是,如果升你當經理,你懂得和部屬溝通,並鼓舞他們的士氣嗎?當你需要領導部門跟其他單位協商時,能從容完成任務嗎?因為沒能看到你表現出溝通的能力,所以很抱歉,這次我不能提名你。」

 

回家後,何薇玲大哭了一場。不過,這樣的挫折,卻也教會她一件事:如果想在職場出人頭地,一定要做好溝通這件事情。

 

何薇玲後來回到台灣,前後當過好幾家科技公司的總經理。很特別的一點就是,她任職的這些公司,陸續遭到了購併,但是她總是在購併風浪中,留任為新事業單位的領導人,非常不簡單。顯然當年的挫折,帶給了她很大的成長,如今已經是一個非常善於溝通的人。

 

在會議中建立「能見度」 親愛的讀者,你屬於「埋頭苦幹」還是「抬頭苦幹」?如果是前者,你知道該如何贏得「上司緣」嗎? 以何薇玲的故事為例,當年主管沒有提拔她的關鍵,就是她在會議中很少發言,也就是說,除了賣力工作之外,展現良好的溝通表達能力,也很重要。

 

我家老二黑立國從小不愛唸書,很調皮,還一度迷戀摔角,想當摔角選手,後來從事醫職,二十九歲當上華盛頓大學附屬醫院旗下一間診所的所長,並在三十七歲就當上華盛頓大學附屬醫院副院長,創下最年輕副院長紀錄。

 

當醫院方面通知他這個消息時,黑立國自己也覺得有點納悶,一來他年紀真的很輕,二來他的專長在家醫科,相較於內科、外科,比較不那麼容易創造重大的醫學成就,因此黑立國還特別問那位通知他的董事,為什麼會選擇他擔任副院長,院方就告訴他,因為他們很欣賞他的溝通能力。

 

這時候黑立國就開始回想,自己在哪些事情上展現了溝通能力。他認為自己有一點可能做得不錯,就是每次開會時,每當有人發言,其他人通常要不是心不在焉,就是看著手上的資料,但是黑立國就會專心聽每個人的發言內容,整理之後,幫大家做結論,這可能就是他受院方青睞的原因之一。

 

開會,是多數上班族的家常便飯,很多人都不喜歡開會,事實上,會議是展現個人溝通表達能力的絕佳時機,也是在老闆面前建立「能見度」的機會。 天新資訊總經理陸朝中是卡內基的學員,過去曾經任職於前瞻科技,這是一家外商和資策會合作的公司。

 

當年,他部門其他的工程師紛紛離職,他不但留了下來,還一路獲得拔擢,後來他就問外籍主管,自己之所以升遷的原因,主管也是跟他說:「因為我發現,每一次開會,當大家都在做手邊的事情時,只有你非常專心聽講,而且會注視著發言的人。」

 

你看,在會議中的表現,真的非常重要,甚至影響了你在組織中的發展。畢竟老闆平時也忙於工作,沒有機會接觸所有員工,會議是近身觀察的最佳機會。如果你懂得在會議中展露溝通表達能力,老闆對於你的評價,一定大為加分。 當你和老闆意見不同時 對於許多上班族來說,跟主管互動時的另一個難題,就是表達不同的意見。

 

請想像這個畫面,你正身處在一個氣氛肅殺的會議室中,而開會的人正是大名鼎鼎的微軟創辦人|比爾.蓋茲。

 

當他在會議上發脾氣時,現場的員工自然噤若寒蟬,誰也不敢發表意見,此時,角落卻傳出了一個聲音。 比爾.蓋茲抬頭,發現開口的是一位華裔女工程師,她用非常鎮定的聲音說:「我可以了解你為什麼這麼激動,關於這件事,我以前也有類似的感受。後來我發現,這件事的經過是這樣的……」 當她發表意見時,大概會有同事暗自為她捏了一把冷汗,心想:「她這麼勇於發言,會不會惹得老闆更不高興呢?」

 

沒想到,她說完之後,比爾.蓋茲並沒有生氣,反而冷靜下來,沉默了幾秒鐘,然後跟眾人說:「既然如此,我們就照著她的建議去做吧!」大家都瞪大眼看著那位華裔女工程師,覺得不可置信。

 

親愛的讀者,相信你可能有類似的經驗,在一場會議上,對於老闆、主管所說的內容,提出自己的意見,結果不是當場跟他們發生爭執,就是事後被打入冷宮,因此就再也不敢提出自己的意見了。可是,為什麼這位華裔女工程師能夠成功說服比爾.蓋茲接納她的意見呢?

 

我認為,從這位華裔女工程師身上,可以學到幾個跟主管溝通的重點: 

 

一、表達不同的意見,並不是要吵架,特別是當你想要溝通的對象是主管或老闆,不要挑戰他的權威,讓他下不了台,否則就是兩敗俱傷。 想像一下,如果這位女工程師用「指正」的語氣向比爾.蓋茲說:「你不該發脾氣」,或是「我覺得你弄錯了」,最後的結果一定大不相同。 

 

二、表達不同意見之前,先表現同理心。這位女工程師一開始就說,「我可以了解你為什麼這麼激動」,是表示認同他的感覺;之後又說,「我以前也有過類似的想法」,是一種同理心的表現,表示理解老闆的感受,拉近自己跟老闆的關係。

 

三、展現同理心之後,再陳述自己的意見,老闆也比較能聽進你的意見,就像是那位女工程師最後說的:「後來我發現,這件事的經過是這樣的…。」成功讓比爾.蓋茲認同她的意見。 

 

站在老闆的立場想事情 很多年前,我們公司舉辦員工旅遊,地點是峇里島,只要工作滿一年,就可以獲得全額補助。 當時,有一位地方經理想要推薦團隊一名優秀的成員參加,但是他到職只有八到九個月,這位經理於是提出意見,希望我能夠降低參加的工作年限。

 

但是,從我的立場來說,如果答應了這位經理的要求,當其他地方主管也有推薦的人選,但是年資更淺,該怎麼辦?最後不就等於沒有標準了嗎?因此,一開始我並沒有接受這位經理的意見,對方也覺得很失望。

 

後來,我們就協調出一個方案:標準仍是工作滿一年,不過每位地方主管都可以推薦一位年資不滿一年,但是表現優異的同仁參加,結果算是皆大歡喜。 分享這段經驗,我想強調的是,老闆和員工常站在不同的角度思考事情,就像是這位地方經理希望獎勵他的同仁,而我卻必須考慮到「公平性」的問題。

 

卡內基「金科玉律」中,有一則「真誠地試圖以他人的角度了解一切」,很值得上班族應用在跟老闆的溝通之中。 當你想要批評老闆的想法時,可以先把自己放到老闆的位子去想|如果我是他,我會怎麼做?為什麼要這麼做?要改變一個人很難,要改變老闆更難,但如果能從他的角度去想,會比較容易讓他聽進去。 還有,不要老覺得都是老闆的錯,要用同樣的方法和邏輯來評估自己,就會比較客觀、理性。這也是同理心的運用,反過來檢視自己,就知道自己的想法或批評是否合理。

 

能夠站在老闆的角度思考的人,往往更有機會幫他分憂解勞,成為老闆借重、倚賴的對象。 舉例來說,多數當部屬的人,因為不必負營運的責任,通常不會考慮到「成本」。事實上,每位老闆或主管,都有預算壓力,如果你能從他的立場思考,在達到相同成效的前提下,選擇一個最節省成本的方案,老闆一定會對你青睞有加。

 

老闆也需要獲得讚美和肯定 前面我曾經提到,跟老闆溝通時,不要忘記肯定、讚美老闆。 真誠的讚美可以鼓勵他人,因此改善人際關係,獲得他人的好感和信任,但是很多人不習慣讚美他人,這多少跟民族性有關。 華人是個含蓄的民族,不好意思當面讚美他人,很多人會把感激之情放在心中,不表現出來。也因為人與人之間的互動,缺乏了感謝和讚美,被讚美的人,反而會因為不知道如何回應,而手足無措。 對於多數人來說,要開口讚美別人,都不是件容易的事了,更不要說是讚美自己的主管或老闆了。

 

其實,老闆也是人,跟所有人一樣,有共同的需求,老闆也需要得到別人的肯定和諒解。對老闆來說,「管理員工」是他的工作,員工有正面的回饋,他就會做得更好。 不過很少有人主動跟老闆表示,謝謝他為員工做了什麼,怕被認為是阿諛奉承,不敢真心去肯定、讚美老闆。 我身旁就有好多這樣的案例。舉個例子來說,我有一個朋友是中小企業的老闆,他特別為員工加保癌症險,希望能提供員工多一份保障,結果也沒人表示肯定或感謝,反而出現負面的聲音:「公司又沒有人得到癌症,真是多此一舉。」

 

後來,他就把癌症險停了,沒想到才停幾個月,就有兩個同事檢查出癌症,同仁才開始後悔為何沒有珍惜老闆的好意。 這個例子屬於員工福利,還沒有涉及到公司政策或經營管理。如果老闆提出新的做法,所受到的反應是冷漠的,沒有同仁的回饋和肯定,久而久之,他的態度也會變得消極而冷淡,對於員工或企業來說,都不是一件好事。 當然,難免也會有人認為,說老闆的好話,不就是巴結老闆,變成了眾人眼中的「馬屁精」嗎? 其實,讚美並不等同巴結。兩者的差別,一是真誠,二是可信度。 卡內基溝通與人際關係的第二條定律,就是:給予真誠的讚賞與感謝,英文的原文就是:「Give honest and sincere appreciation.」 為什麼卡內基特別強調「誠實(honest)」和「真摯(sincere)」?

 

因為,當你只是把讚美當作討好他人的工具,既不誠實,也不真摯,聽者也心裡有數,便不會被你的讚美所感動。 真誠的讚美一定是從「心」出發,當我們讚美他人的時候,應該懷著感恩的心情,沒有任何目的,無所保留表達對他人的欣賞。 讚美不同於巴結的另一個關鍵,則在於可信度。想像一下,如果你是主管,當員工對你說出許多讚美的言辭,但是內容空洞,只是堆砌了很多形容詞,你會相信對方是真心讚美你嗎?你會因為他的話感到開心嗎?

 

我想,應該不會。既然如此,你也不該給予他人缺乏可信度的讚美,包括了你的老闆。 該怎麼讚美他人,才會具備可信度?首先,要懂得觀察對方的優點。 很多上班族一說到老闆,都是負面的看法,可是,你是否想過,一無可取的人,怎麼能夠成為一家企業的主管或老闆?會不會對方真的有一些難得的優點,只是你一直選擇視而不見呢? 因此,放下你負面的心態,仔細觀察老闆的行為舉止,你一定會在他身上,找到自己沒有看到的優點。

 

另外,好的讚美一定非常具體,最好的方式,就是根據具體的證據來讚美。 比方說,每年農曆年前的最後上班日,通常沒什麼業務,大家也無心上班,有些老闆索性放員工一天假,讓大家能夠提早返鄉過年。如果你能夠利用這個機會向老闆表達感謝:「謝謝您為員工著想,讓我們可以免於高速公路塞車之苦,而且可以有比較充裕的時間,準備過年的事情。」不但老闆聽了會很高興,你自己說起來,也會覺得很自然。

 

本文出自《掌握人際5力,職場人人是貴人!》天下文化出版

 


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