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超實用!寫英文書信必看教學

文/林奇臻  

 

架構總整理,禮貌別忘記

一封商用英文書信中,整體內容應包括如下:

 

(1)Letter head(信頭)

(2)Date(日期)

(3)Ref. No. (參考案號)

(4)Address(收信者地址)

(5)Attention(重要收信人)

(6)Salutation(敬稱)

(7)Subject(主旨)

(8)Body of Letter(內文)

(9)Closing Sentence(結尾佳句)

(10)Complimentary Close(客套結語)

(11)Signature(寫信者的親筆簽名、打字名及職稱)

(12)ID Initials(識別記號)

(13)Encl.(附件)

(14)c.c. or cc(副本抄送單位)

(15)Postscript(附記)

 

• Letter head(信頭):

英文信紙上端印有發信公司訊息,例如:ⓐ 公司名稱及地址(中文及英文)與信箱號碼。ⓑ 電話及傳真或電子郵件信箱。ⓒ公司商標等相關資訊。

 

• Date(日期):

  美式:June 18, 2016

  英式:18th June 2016(2016 年6 月18 日)

 

• Reference Number(參考案號):

  收發信雙方便於檔案整理用。

  例如:Our Ref. 12345.(我們的參考案號12345). Your Ref.  Our Fax(我們的傳真).

 

• Address(收信者地址)、Inside Address(信內地址):

  收信人姓名及地址,例如:(按地址排列)

  Mr. George Wu         收信人名稱

  NTUST Software Co. Ltd. 公司名稱

  No. 195, Beacon St.      號碼,路名/街名

  Boston, MA 0321,       鄉鎮縣市,省份(州)

  U.S.A.                國家

 

• Attention 指定收信人(收信部門):

  例:Attention:Sales Department(收信人:銷售部門)

  例:Attention of Mr. George Hwang(收信人:黃喬治先生)

  例:Att:Mr. Michael Chou(收信人:周麥可先生)

 

• Salutation(敬稱):

  除了Dr.、Mr.、Mrs.、Ms. 外,敬稱不可用簡寫。頭銜一律採用英文大寫。

  例:Dear Mr. Hwang,

  例:Dear Dr. Hwang,

  例:Dear Miss,

  例:Dear Gentlemen,

  例:Dear Ladies,

  例:Dear Sir,

 

• Subject(主旨):

  商業信件為了方便閱讀,也可在Subject 字下加一橫線,使對方可以清楚了解信件的主旨。

 

• Body of Letter(內文):

  格式:

  ⓐ Indent Form(縮退式):每段首行須後退五個字。

  ⓑ Block Form(採齊頭式)時:各行均由Marginal Line(邊緣)左側開始書寫。ⓐ、ⓑ為常用書寫格式型態。

  ⓒ段落間間隔為1 行。

  ⓓ段落中單行間距。

  ⓔ 插入表格,邊緣起左邊留8 字,右邊留5 字,上一段落至表格間留2行。

 

內文結構:

內容結構可約略分為開頭、中間和結尾。

  Ⓐ開頭:簡短陳述寫信理由,強調與對方之相關關係與利益。

  Ⓑ中間:說明自己的優點及期望,所提之事使對方信任並說服對方依自己做法行事;或告知其分析事情的優劣結果。

  Ⓒ結尾:根據信件內容而變化,期待的對方回應有三種:

 ① 期待對方同意:可以在結尾寫出要對方回答的問句或請教語,寫上期待對方回覆之文句。

 ② 期待對方或祈求對方見諒。

 ③ 期待對方「說不」:內容引導對方主動說不。在信中部分先做分析說明,再於結尾部分建議對方改變預定的做法,用語須柔中帶剛,說服對方。

 

• Closing Sentence -The closing sentence is the last sentence in a paragraph.(結尾佳句):

  結尾請用句號「.」。

  I look forward to hearing from you soon.

 (期待您的即時回應)

  Thank you for your time and attention.

 (謝謝您的時間與關注)

  Thanks very much for your help.

 (非常謝謝您的協助)

  Thank you in advance for your kind attention.

 (先謝謝您貼心的關懷)

 We hope to receive your reply.(期待您的回覆)

 Please let me know.(請讓我知道)

 

• Complimentary Close(客套結語):

  禮貌必備用語,務必加上逗號「,」。

  Sincerely yours,(您誠摯的)

  Yours sincerely,(您誠摯的)

 Yours faithfully,(您忠實的)

 Cordially,(誠摯的)

 Best regards,(最好的問候)

 Thanks and best regards,(感謝並致上最誠摯的問候)

  Kindest regards,(最貼心的問候)

  Yours truly,(您真實的)

  Very truly yours,(您最真誠的)

  Best Wishes,(送上我最佳的祝福)

 

• Signature(簽名):

  寫信者務必親筆簽名,其它內容可打字。

 公司名稱(打字)負責人簽名(簽字,Email 中則無親筆簽名)。

 寫信者職稱(打字)及所屬部門。

  例如:

  Chi-Jen Lin,

  English Instructor, Language Center,

  National Taiwan University of Science and Technology

  No. 43, Sec. 4, Keelung Rd., Taipei 106, Taiwan

 

• Identification Initials(識別記號):

  請以「簽名者、打字者」順序寫在信件之左下方,位於簽名之下1 行並由邊線開始書寫。

 

• Enclosure Remarks(附件):

  表隨同信件之文件。用Enclosures 或Encls. 來表示,例如:Encls. 3(信件中有3 個附件)或 Encl.:catalog 1(信件中有含1 目錄)。

 

• Carbon Copy(副本抄送單位):

  即我們常用的c.c.和C.C.。

 

• Postscript(附記):

  常用 P.S. 表示正文所寫之附記,結尾後由簽字者簽上姓名之第一個字母以示負責。

 

本文出自《商用英語立可貼》大是文化出版

 

 

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