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超實用!寫英文書信必看教學

文/林奇臻  

 

架構總整理,禮貌別忘記

一封商用英文書信中,整體內容應包括如下:

 

(1)Letter head(信頭)

(2)Date(日期)

(3)Ref. No. (參考案號)

(4)Address(收信者地址)

(5)Attention(重要收信人)

(6)Salutation(敬稱)

(7)Subject(主旨)

(8)Body of Letter(內文)

(9)Closing Sentence(結尾佳句)

(10)Complimentary Close(客套結語)

(11)Signature(寫信者的親筆簽名、打字名及職稱)

(12)ID Initials(識別記號)

(13)Encl.(附件)

(14)c.c. or cc(副本抄送單位)

(15)Postscript(附記)

 

• Letter head(信頭):

英文信紙上端印有發信公司訊息,例如:ⓐ 公司名稱及地址(中文及英文)與信箱號碼。ⓑ 電話及傳真或電子郵件信箱。ⓒ公司商標等相關資訊。

 

• Date(日期):

  美式:June 18, 2016

  英式:18th June 2016(2016 年6 月18 日)

 

• Reference Number(參考案號):

  收發信雙方便於檔案整理用。

  例如:Our Ref. 12345.(我們的參考案號12345). Your Ref.  Our Fax(我們的傳真).

 

• Address(收信者地址)、Inside Address(信內地址):

  收信人姓名及地址,例如:(按地址排列)

  Mr. George Wu         收信人名稱

  NTUST Software Co. Ltd. 公司名稱

  No. 195, Beacon St.      號碼,路名/街名

  Boston, MA 0321,       鄉鎮縣市,省份(州)

  U.S.A.                國家

 

• Attention 指定收信人(收信部門):

  例:Attention:Sales Department(收信人:銷售部門)

  例:Attention of Mr. George Hwang(收信人:黃喬治先生)

  例:Att:Mr. Michael Chou(收信人:周麥可先生)

 

• Salutation(敬稱):

  除了Dr.、Mr.、Mrs.、Ms. 外,敬稱不可用簡寫。頭銜一律採用英文大寫。

  例:Dear Mr. Hwang,

  例:Dear Dr. Hwang,

  例:Dear Miss,

  例:Dear Gentlemen,

  例:Dear Ladies,

  例:Dear Sir,

 

• Subject(主旨):

  商業信件為了方便閱讀,也可在Subject 字下加一橫線,使對方可以清楚了解信件的主旨。

 

• Body of Letter(內文):

  格式:

  ⓐ Indent Form(縮退式):每段首行須後退五個字。

  ⓑ Block Form(採齊頭式)時:各行均由Marginal Line(邊緣)左側開始書寫。ⓐ、ⓑ為常用書寫格式型態。

  ⓒ段落間間隔為1 行。

  ⓓ段落中單行間距。

  ⓔ 插入表格,邊緣起左邊留8 字,右邊留5 字,上一段落至表格間留2行。

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