看看你的待辦事項，是不是多到嚇壞你？清單上的待辦事項又多又長，你的團隊根本沒辦法全部做完。好好看著冗長的交辦清單，你大概會覺得自己被淹沒了，永不見天日。
所以，在我詳述該如何降低工作量，並保持在合理可行的範圍之前，先來看看為什麼你的事情總是多到做不完。
選擇太多：
有許多事情「好」到我們無法割捨，想要一手包辦，結果就是造成了一串冗長的待辦清單，卻不知道到底是明天、下星期還是明年才能做得完。很多人不知要分辨事情的輕重緩急，因此在空檔的半小時內，只能對著一大堆的工作乾瞪眼，難以決定該從何處下手。
出入不均：
我們不斷對自己「輸入」工作，卻沒有「產出」成果。手上有案子在處理，自己卻不斷地接收外來的干擾，像是開會、回電話還有查看e-mail。到結果待辦事項越積越多，但真正有價值的工作一件都沒做好。
制約反應：
我們受制於科技產品、工作環境、干擾雜音還有自己的大腦。我們無法克服自己的慣性，保持工作的步調專心做事，總是會習慣地馬上回應各種干擾自己的雜音。
猶豫不決：
我們沒決定好哪些工作要先開始，哪些工作該要完成；也不知道哪些工作和自己有關，而哪些和自己無關，反正就先全部記在待辦清單中，到頭來還要再重新檢查一遍，又把事情丟回「稍後再決定」的想法。最後就是待辦清單加得更長，收件匣塞得更滿，覺得自己的工作量變得更多。
恐懼不已：
我們無法拒絕和職責無關的工作，而且每天都把時間浪費在毫無價值的事情上，卻沒有勇氣去克制自己。
方向不清：
我們對領導階層的意志不夠清楚，而且也沒有花點時間好好集中精神分辨什麼是真正重要的事。或者我們沒有配合公司從上到下貫通的策略，結果就變成我們無法判斷事情的輕重緩急。因為常常做著不是自己分內的事，或者所做的跟上級期待的事不一樣。
說實話，我們的待辦清單當中，大部分都是毫無價值的工作，做了也只是浪費時間。大多數的情況是某些人認為這個想法很棒，應該要做出來，就交辦給我們，讓我們得要處理額外的工作。請小心所謂的「某些人」，「某些人」並不是真心要幫助你提高效率，而是把自己不想做的事統統推給你而已。講得更明白一點，「某些人」認為這些工作不值得花他們的時間去處理，所以呢，他們就決定要偷用你的時間。更要命的是，我們當時只覺得無關緊要，就自願接下這些工作，事實上這些工作真的是「無關緊要」，根本就不能幫你提高產能。到了最後，我們才驚覺自己浪費了原本可以更加有效利用的寶貴時間。
想要掌控自己的工作時間，首先就是要剔除百害而無一利的工作。哲學家威廉．詹姆斯(William James)說過：「真正的智慧是懂得適時忽略某些事。」換句話說，你必須當機立斷，捨棄對自己產能不利的事情，篩選出真正有價值的工作。
本文出自《上班8小時，練習只做重要的事》
