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淘口袋

為什麼事情總是多得做不完?

看看你的待辦事項,是不是多到嚇壞你?清單上的待辦事項又多又長,你的團隊根本沒辦法全部做完。好好看著冗長的交辦清單,你大概會覺得自己被淹沒了,永不見天日。

所以,在我詳述該如何降低工作量,並保持在合理可行的範圍之前,先來看看為什麼你的事情總是多到做不完。


選擇太多:

有許多事情「好」到我們無法割捨,想要一手包辦,結果就是造成了一串冗長的待辦清單,卻不知道到底是明天、下星期還是明年才能做得完。很多人不知要分辨事情的輕重緩急,因此在空檔的半小時內,只能對著一大堆的工作乾瞪眼,難以決定該從何處下手。


出入不均:

我們不斷對自己「輸入」工作,卻沒有「產出」成果。手上有案子在處理,自己卻不斷地接收外來的干擾,像是開會、回電話還有查看e-mail。到結果待辦事項越積越多,但真正有價值的工作一件都沒做好。


制約反應:

我們受制於科技產品、工作環境、干擾雜音還有自己的大腦。我們無法克服自己的慣性,保持工作的步調專心做事,總是會習慣地馬上回應各種干擾自己的雜音。


猶豫不決:

我們沒決定好哪些工作要先開始,哪些工作該要完成;也不知道哪些工作和自己有關,而哪些和自己無關,反正就先全部記在待辦清單中,到頭來還要再重新檢查一遍,又把事情丟回「稍後再決定」的想法。最後就是待辦清單加得更長,收件匣塞得更滿,覺得自己的工作量變得更多。


恐懼不已:

我們無法拒絕和職責無關的工作,而且每天都把時間浪費在毫無價值的事情上,卻沒有勇氣去克制自己。


方向不清:

我們對領導階層的意志不夠清楚,而且也沒有花點時間好好集中精神分辨什麼是真正重要的事。或者我們沒有配合公司從上到下貫通的策略,結果就變成我們無法判斷事情的輕重緩急。因為常常做著不是自己分內的事,或者所做的跟上級期待的事不一樣。

說實話,我們的待辦清單當中,大部分都是毫無價值的工作,做了也只是浪費時間。大多數的情況是某些人認為這個想法很棒,應該要做出來,就交辦給我們,讓我們得要處理額外的工作。請小心所謂的「某些人」,「某些人」並不是真心要幫助你提高效率,而是把自己不想做的事統統推給你而已。講得更明白一點,「某些人」認為這些工作不值得花他們的時間去處理,所以呢,他們就決定要偷用你的時間。更要命的是,我們當時只覺得無關緊要,就自願接下這些工作,事實上這些工作真的是「無關緊要」,根本就不能幫你提高產能。到了最後,我們才驚覺自己浪費了原本可以更加有效利用的寶貴時間。

想要掌控自己的工作時間,首先就是要剔除百害而無一利的工作。哲學家威廉.詹姆斯(William James)說過:「真正的智慧是懂得適時忽略某些事。」換句話說,你必須當機立斷,捨棄對自己產能不利的事情,篩選出真正有價值的工作。

本文出自《上班8小時,練習只做重要的事》




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